توسط دکتر علی اصغر صفری فرد
| شنبه دوم تیر ۱۴۰۳ | 13:13
انتشار مقاله
با عنوان "10 نکته کلیدی در برگزاری جلسات اثربخش"
در پایگاه خبری تحلیلی "صدای صنعتگر"
1403/04/02
- قبل از برگزاری جلسه کاری همیشه پاسخ این سوالات را بدهید: آیا واقعا این موضوع نیاز به جلسه دارد؟ آیا با روشهای دیگری می توانم موضوع را پیگیری کنم؟ موضوع جلسه چیست و در پایان جلسه قرار است به چه چیزی دست پیدا کنیم و نتیجه قرار است چه باشد؟
- تعداد اعضا را محدود کنید. بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینهها، دانش ایشان برای دستیابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار میگیرد. یادتان باشد هماهنگی با ۵ نفر درباره حضور به موقع در جلسات بسیار سادهتر از هماهنگی با ۲۰ نفر است.
- هیچ وقت به دلیل این که چون هر صبح شنبه جلسه داشتهاید یا اگر موردی برای بحث ندارید جلسه تشکیل ندهید.
- وقتشناس باشید. جلسه را سرساعت شروع و سر ساعت تمام کنید. اگر قرار است جلسهای در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع کنید. شاید بد نباشد که شروع جلسات را به صورت غیر متعارف تعیین نمایید، مثلا ساعت نه و چهل و هفت دقیقه صبح یا ساعت یک و پنجاه و سه دقیقه بعدازظهر. با این کار توجه افراد بیشتر جلب میگردد و اعضا با حساسیت بیشتر در جلسه حاضر می شوند.
- شرکتکنندگان در جلسه را محدود سازید. معمولاً وقتی تعداد شرکتکننده افزایش مییابد، جلسه کمبازده میشود و مدیریت جلسه دشوارتر و روند تصمیمگیری مشکلتر میشود.
- جلسات صبح، از بعدازظهر بهتر است، همچنین جلسات قبل از تعطیلات، قبل از ناهار و قبل از جلسات مهمِ دیگر، از کارایی و اثربخشی لازم برخوردار نیستند.
- بهتر است جلسه را کوتاه برگزار کنید. نیازی نیست برای مطلبی که بیان آن ۳۰ دقیقه کفایت میکند، جلسه ۴ ساعته برگزار نمایید. ضمنا بهتر است جلسه را بدون وقفه پیش ببرید و وارد مسائل خارج از موضوع جلسه نشوید.
- اگر آوردن تلفن همراه به جلسه را ممنوع کردهاید، در مقابل باید مطالب مهم و جذابی هم ارائه دهید تا شرکتکنندگان در جلسه از تبعیت از قانون منع استفاده از تلفن همراه، پشیمان نشوند!
- اگر شما نیازمند برگزاری جلسهای هستید که بیش از ده دقیقه به طول نمیانجامد سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا نمایید. با این اقدام حرفهای حاشیهای بیان نمیشود، به نظرات دیگر توجه میگردد و هزینه برگزاری جلسات کاهش مییابد.
- به عنوان مدیر حضور به موقع در جلسات اهمیت بسیاری دارد و سایرین از شما الگو میگیرند. بهتر است نیم ساعت قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید و همه چیز را یکبار دیگر چک کنید.
دوره آموزشی " برگزاری جلسات اثربخش"
نویسنده، مشاور و مدرّسِ
09122137144
دکتر علی اصغر صفری فرد